Een methode om de sturing van maatschappelijke organisaties te verbeteren is de interventiepiramide. Het hanteren van de interventiepiramide loopt samen met een aantal andere maatregelen rond de subsidiecyclus en een andere werkwijze in de ambtelijke organisatie. De subsidiecyclus wordt in overeenstemming met de beleidscyclus gebracht: het inleveren van de jaarstukken en het indienen van de subsidieaanvraag wordt flink uit elkaar getrokken. In de tussentijd kan aan de hand van de jaarstukken gesproken worden over het programma van eisen voor het volgende jaar en kunnen de jaarstukken aan een analyse op bedrijfsvoering worden onderworpen. Deze (risico)analyse wordt herhaald op de begrotingsstukken van de subsidieaanvraag. De analyse wordt uitgevoerd door het accountteam, bestaande uit de beleidsmedewerker, de financieel specialist, de proceshouder en zo nodig de jurist of een andere vakspecialist. De uitkomst van de analyse bepaalt de intensiteit van het toezicht van het volgende subsidiejaar.

Er zijn drie mogelijkheden:

• Groen: de organisatie is structureel in control.
• Oranje: de organisatie is incidenteel niet volledig in control.
• Rood: de organisatie heeft structurele problemen of er doen zich plotselinge problemen voor die het voortbestaan van de organisatie in gevaar brengen.

Het toezicht wordt daarop afgestemd: hoe vaak is er overleg met wie, wat moet er getoond worden door de organisatie? De afspraken worden vastgelegd in de beschikking. Het uitgangspunt is dat alle organisaties als groen gecategoriseerd worden, tenzij anders blijkt. Een goede relatie, onderling vertrouwen en constructieve samenwerking liggen aan de basis van welke vorm van toezicht dan ook.

Criteria
Wat zijn nu indicatoren van de sterktes van een organisatie en wat van de potentiële zwaktes van een organisatie? De criteria voor de risico-inschatting richten zich zowel op de inhoud (zijn de prestaties geleverd conform afspraak?) als op de bedrijfsvoering (is de organisatie financieel gezond?) en de sturing van de organisatie (sleutelposities bezet, control geregeld).

Bij de beoordeling wordt onderscheid gemaakt in primaire criteria en secundaire criteria. Op een of meer primaire criteria moet wat aan de hand zijn om van groen naar oranje te gaan. De secundaire criteria zijn daarop aanvullend. Ze hebben een signaalwerking. Hiermee ontstaat een toetsingskader dat ook door de instellingen zelf gebruikt kan worden voor analyse van de bedrijfsvoering.

Primair

• prestaties conform subsidieafspraken geleverd, met de juiste kwaliteit en inzichtelijke verslaglegging;
• jaarrekening met neutraal of positief resultaat;
• accountantscontrole uitgevoerd overeenkomstig het controleprotocol;
• geen opmerkingen bij accountantsverklaring;
• reële en sluitende begroting bij subsidieaanvraag;
• jaarstukken en subsidieaanvraag op tijd ingeleverd.

Secundair

• overhead overeenkomstig een gemiddelde dat gebruikelijk is in de branche;
• transparante kostprijsberekening;
• sleutelposities bezet (bestuur, controller, management);
• actuele klanttevredenheidsgegevens beschikbaar;
• reservepositie (reserve en voorzieningen) in overeenstemming met risico’s en ontwikkelingen;
• interne controle geregeld en beschreven.

Indien ook andere subsidiegevers/afnemers

• geen risicovolle afnemers;
• liquiditeit in orde (maandelijkse verplichtingen kunnen nagekomen worden).

Toelichting
De primaire criteria zijn niets nieuws onder de zon. Daar wordt in de huidige situatie ook naar gekeken en op gestuurd. De secundaire criteria graven dieper. De overhead van een organisatie is weliswaar in de bezuinigingsdiscussie een makkelijk onderwerp van gesprek van de politiek, maar zelden heeft men de cijfers over de overhead paraat, laat staan dat duidelijk is hoe die zich verhouden met overhead in vergelijkbare organisaties. De instelling zelf overigens ook niet. Ook in relatie tot de kostprijs is inzicht in de overhead belangrijk. De kostprijsberekening is ook in de huidige situatie onderwerp van gesprek, maar eenduidigheid en transparantie laat te wensen over. Daar zal de gemeenten ook handvatten voor moeten geven. Er is geen aanleiding om kostprijzen of systematieken voor te schrijven. Dat is aan de instelling. Die moet het vervolgens wel uit kunnen leggen. Bij de beoordeling van de stabiliteit van de organisatie wordt ook gekeken naar de sleutelposities en de manier waarop intern de control is geregeld. Deze onderwerpen geven goed aan wat er met de signaalfunctie van de secundaire criteria wordt bedoeld. Voortdurend wisselen van de top van organisatie leidt niet tot verscherpt toezicht, maar wel tot een grotere alertheid. Blijft de organisatie wel in control? Dat geldt ook voor de organisatie van de interne controle: is die binnen de instelling goed geregeld? Klanttevredenheid, dat is uiteindelijk waar een instelling het voor doet. Voor de subsidiegever is dat ook van belang. Ten slotte wordt ook gekeken naar financiële risico’s en de liquiditeit.

In december 2010 hebben Ali Dekker, senior adviseur bij BMC, en Menno de Haan, manager cluster beleid, gemeente Haarlemmermeer een artikel gepubliceerd in B&G. Download hier het artikel.

Meer informatie
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ali Dekker, senior adviseur bij BMC, via telefoonnummer (033) 496 52 00. U kunt ook een e-mail sturen naar alidekker@bmc.nl.